IV. Modernización de la función administrativa y de sus procesos

i. Modernización administrativa

Los efectos de la revisión estructural de la Secretaría exigieron examinar en su totalidad sus interrelaciones orgánicas. En efecto, la revisión estructural determinó una serie de ajustes y reordenamientos internos en todas las áreas y, en particular, en el área de servicios de las funciones de conferencias, información pública y apoyo administrativo. El impulso y la consolidación de todo programa de modernización exige servicios administrativos dinámicos y progresistas. La modernización es un proceso en el que los servicios administrativos deben participar en forma continua. Ello es especialmente válido en el área de la tecnología, que sufre cambios vertiginosos. Por lo tanto, aparte de la reordenación de los servicios administrativos estructurales, la Secretaría debió emprender en 1994 un programa administrativo completo destinado a preparar a su personal para satisfacer en forma eficiente las necesidades de los Estados miembros. El aspecto central del programa de modernización administrativa es la integración de la administración a través de la introducción de un sistema cliente/servidor. El proceso de modernización tiene el objetivo de garantizar una información oportuna, fortalecer las comunicaciones internas y disponer de información para usuarios externos mediante la reestructuración y racionalización de los procesos de gestión de los distintos departamentos. El objetivo principal de este enfoque es fomentar la eficiencia, pertinencia e integración de los servicios.

ii. Eliminación de los Centros Interamericanos

La reestructuración del mecanismo de procesamiento y prestación de la cooperación técnica también afectó las funciones de las Oficinas de la Secretaría en los Estados Miembros y de los Centros Interamericanos que estaban radicados en esos países miembros. El papel de las oficinas y de los centros ha sido objeto de estudio a lo largo de muchos años, en la medida en que los Estados miembros procuraban evaluar su utilidad y sus beneficios en función del costo, como vehículos complementarios en la esfera de la cooperación técnica y como instrumentos de asistencia económica y social. En los años de noventa, los Estados miembros emprendieron un examen de las funciones costo/beneficio de estas oficinas. Tras este examen, se acordó, como se señaló antes, que se irían eliminando los centros interamericanos y se reestructurarían las Oficinas de la Secretaría General en los Estados Miembros.

iii. Reorganización de las Oficinas de la Secretaría General en
los Estados miembros

La reestructuración de las oficinas se concentró en tres aspectos básicos: la utilidad de sus funciones de representación; su eficacia en función del costo como instrumentos externos en la esfera de la cooperación técnica, y su valor global como puntos de contacto dentro de los Estados miembros para la difusión de información, la supervisión de proyectos y la interfaz física con las autoridades locales. Todos los Estados miembros reconocieron la función utilitaria de las oficinas en la esfera de la cooperación técnica. Sin embargo, algunos miembros, teniendo en cuenta las limitaciones de recursos del presupuesto de la Organización, acordaron, en principio, cerrar esas oficinas. La mayoría de los Estados miembros decidió mantener las oficinas en sus países respectivos. Esta fue la posición predominante de los Estados miembros más pequeños. Varios Estados miembros acordaron también colaborar en el costo de mantenimiento de sus oficinas. Los Estados miembros de la CARICOM insistieron decididamente en el mantenimiento de las oficinas y plantearon reiteradamente su posición en todas las etapas de la consideración del tema.

La cuestión del cierre de las oficinas se transformó en un problema serio. Desde las primeras deliberaciones, resultó evidente que, para los Estados miembros más pequeños, la presencia de las oficinas constituía más que un requisito para la función de la cooperación técnica; ello abarcaba la cuestión más amplia de la interacción de la Organización con los Estados miembros más pequeños y la dimensión política de su presencia en los Estados miembros. Por consiguiente, las oficinas entrañan una perspectiva política conexa a la que la mayoría de Estados miembros ha empezado a prestar atención. A este respecto, el perfeccionamiento y el avance en la tecnología y en las comunicaciones como medios eficaces para abordar y procesar la función de cooperación técnica podría no eliminar la importancia de esta dimensión política sino de aquí a muchos años. La realidad de esa perspectiva fue presentada en forma elocuente y firme. La situación financiera de la Organización exigía, sin embargo, una revisión seria de la eficacia de las oficinas, por lo cual, los Estados miembros decidieron dotarlas de un personal reducido, enfocado primordialmente, aunque no en forma exclusiva, a la cuestión de la cooperación técnica.

El problema de las Oficinas de la Secretaría General en los Estados miembros aún no está totalmente resuelto. Las deliberaciones en torno a la cuestión continuarán en relación con los méritos relativos del valor global de su presencia política respecto de su función específica de servicios. La cuestión también será reconsiderada, en particular, en el contexto de la reestructuración aún no concluida de la Secretaría Ejecutiva para el Desarrollo Integral (SEDI) y de las relaciones funcionales de las oficinas respecto de la SEDI, en el contexto de la cooperación técnica. No obstante, la cuestión es sólo parcialmente de carácter económico. En un entorno político en que organismos homólogos consolidan su presencia en los Estados miembros, la utilidad de las oficinas no puede evaluarse sólo en términos económicos. La ausencia de la OEA, por el retiro de las Oficinas en los Estados miembros, aunque se mantengan vínculos funcionales prácticos, no puede sustituir el valor intrínseco de la presencia, el contacto y la representación física efectivas. Existen funciones humanas vitales que la tecnología en última instancia hará innecesarias, pero ese proceso no debe ser abrupto ni demasiado perentorio.